ChecadorWeb es un servicio en línea, prestado por Jardiel Ahumada Gutierrez, con nombre comercial Servicios Ahumada, para el registro de asistencia de trabajadores, la administración de incidencias, horarios y expedientes, la preparación de información de pre-nómina y la generación de formatos de documentos laborales.
La empresa contratante recibe un código de empresa y un usuario administrador. Es responsable de dar de alta a sus usuarios, mantener la confidencialidad de sus contraseñas y del uso que sus usuarios hagan del sistema. El usuario administrador no es un empleado: no registra asistencia ni cuenta dentro de los empleados del plan.
El servicio se contrata por plan anual (Arranque, Básico, Pro o Enterprise), con el precio y los alcances publicados en checadorweb.net al momento de la contratación, pagado por anualidad adelantada, salvo acuerdo por escrito distinto. Cada plan incluye un número de empleados activos. El Cliente puede solicitar empleados adicionales, hasta el tope del plan (Enterprise no tiene tope); se activan una vez confirmado su pago, calculado de forma proporcional a los días que falten para la renovación. Al renovar, la anualidad incluye los empleados adicionales que el Cliente mantenga contratados. En los planes Básico y Pro el Cliente puede contratar sucursales adicionales por un precio anual por sucursal (en Básico, hasta tres sucursales en total), con la misma forma de cálculo y activación. Los sitios de clientes que se administran con los módulos Multisitios o Seguridad no cuentan como sucursales. Si el pago no se realiza, la cuenta puede suspenderse; los datos se conservan 90 días después de la suspensión o cancelación y después se eliminan. Antes de eso, la empresa debe descargar y guardar su registro completo de jornada (ver «Conservación del registro de jornada» en la sección 7).
Formas de pago. Todos los planes, los empleados adicionales y los módulos se pagan por transferencia electrónica (SPEI) a la cuenta que la aplicación muestra en "Mi plan y pagos", por el monto exacto y con la referencia que ahí se indican. Después de transferir, el Cliente adjunta en la aplicación su comprobante (PDF o imagen). El pago se aplica a la cuenta y se emite su factura cuando validamos que el depósito se recibió; si el comprobante no corresponde a un depósito recibido, se rechaza con el motivo y el Cliente puede adjuntar otro. Mientras validamos el comprobante, hasta por 7 días, la cuenta no se suspende. Los datos de pago generados valen 5 días naturales; después se genera un pago nuevo y el monto se vuelve a calcular. El monto lo calcula el sistema según el plan, los empleados adicionales, los módulos y las fechas de la cuenta.
Renovación y cambios de plan. La renovación no es automática: puede pagarse desde 60 días antes del vencimiento y suma doce meses a partir de la fecha de vencimiento vigente (o desde la fecha de pago, si la cuenta ya venció). Para subir de plan antes del vencimiento se paga la diferencia proporcional a los días que falten, y la fecha de vencimiento no cambia. Bajar de plan, o cambiar el plan al renovar por adelantado, surte efecto al iniciar el nuevo periodo.
Facturación. Por cada pago acreditado se emite un comprobante fiscal digital (CFDI) con los datos fiscales que el Cliente registre en la aplicación (RFC, razón social, régimen fiscal, código postal y uso del CFDI), y se envía al correo de facturación. El Cliente es responsable de que esos datos sean correctos. Si no registra un RFC, el comprobante se emite a público en general. Si el Cliente es persona moral, retiene el 1.25 % del impuesto sobre la renta conforme al artículo 113-J de la Ley del ISR: el comprobante incluye la retención y el monto a pagar es el total menos esa retención. Si un comprobante debe corregirse, se cancela y se vuelve a emitir cuando las reglas del SAT lo permitan.
Reembolsos. Los pagos no son reembolsables, salvo en caso de un cobro duplicado o de un error atribuible a ChecadorWeb, en cuyo caso se reembolsa por el mismo medio de pago. Si el Cliente cancela, conserva el servicio hasta la fecha de vencimiento pagada. Si el Cliente inicia un contracargo o desconocimiento de un pago, la cuenta puede suspenderse mientras se aclara.
Módulos opcionales. Los módulos Multisitios, Seguridad y Rutas y personal de campo se contratan solo con los planes Pro o Enterprise, por una cuota anual fija por empresa que depende del plan y, en Enterprise, de si la empresa tiene contratados más de 300 empleados, sin importar el número de personas o de sitios. Si se contratan a mitad del periodo se paga la parte proporcional a los días que falten para la renovación; al subir de plan o al pasar de 300 empleados contratados, se paga la diferencia proporcional del nuevo precio del módulo. El botón de pánico, el transporte de personal y los accesos de consulta para clientes se contratan por separado, al precio publicado en checadorweb.net: el botón de pánico por botón al año (incluido con Seguridad), el transporte por unidad al año y los accesos de clientes con un pago único por cada acceso. Todos se activan una vez confirmado su pago. Al contratar un plan después de la prueba gratuita, los módulos que no se contraten se desactivan sin borrar su información.
Vencimiento de la suscripción. Avisamos al administrador de la cuenta antes de la fecha de vencimiento. Si no se renueva, durante 7 días naturales el servicio sigue funcionando completo; después se bloquean las funciones de recursos humanos y administración, y los empleados pueden seguir registrando su asistencia para que no se pierda ningún registro.
Prueba gratuita. La prueba dura 15 días naturales contados desde su activación, con las funciones del plan Enterprise y los módulos opcionales, y es una por empresa: se controla por RFC y por correo electrónico. Al terminar se bloquea el acceso. Si no se contrata un plan, todos los datos capturados durante la prueba (empleados, checadas, fotografías y documentos) se eliminan de forma definitiva 15 días después de que termine; conservamos únicamente el RFC y una versión cifrada del correo y de la dirección IP para evitar que la prueba se repita.
ChecadorWeb no calcula montos de nómina ni realiza pagos. Entrega información de asistencia e incidencias para que la empresa o su contador calculen la nómina. La exactitud de esa información depende de que los horarios, incidencias y configuraciones capturados por la empresa sean correctos.
Los documentos que prepara el sistema (aviso de rescisión, recibo de finiquito o liquidación, acta administrativa, constancia de privacidad, entre otros) son formatos de referencia basados en la Ley Federal del Trabajo. No constituyen asesoría legal. La empresa decide cada caso, es responsable de revisar su contenido, los hechos que captura, los montos que registra y su uso, y debe revisarlos con su abogado y adecuarlos si lo considera necesario. El sistema no genera cartas de renuncia: la renuncia la redacta y firma el trabajador, y la empresa solo la registra. Las alertas del sistema (retardos, anomalías, rostro que no coincide) son avisos para revisión: ninguna debe usarse por sí sola para sancionar a un trabajador.
El sistema ayuda a la empresa a llevar el registro electrónico de la jornada de sus trabajadores. La empresa sigue siendo la única responsable del cumplimiento de sus obligaciones laborales, de seguridad social y de protección de datos. En particular, respecto de los datos de sus trabajadores la empresa es la responsable y ChecadorWeb actúa como encargado: la empresa debe mantener actualizados sus datos en la aplicación (razón social, domicilio y contacto de privacidad) para que sus trabajadores reciban y acepten el aviso de privacidad interno, recabar su consentimiento expreso para los datos sensibles (foto de referencia del rostro y tipo de sangre) y conservar las constancias firmadas.
Equipo y datos móviles. Las herramientas de trabajo corresponden a la empresa. Si sus trabajadores checan con su celular personal, la empresa debe ofrecerles una alternativa sin costo para ellos, como WiFi en la sucursal, un kiosco (tableta de la empresa) o, para trabajo de campo, un equipo de la empresa en modo kiosco para la cuadrilla. Ningún trabajador debe ser obligado a usar su celular personal.
Los datos capturados por la empresa le pertenecen. ChecadorWeb los trata solo para prestar el servicio, conforme al aviso de privacidad, y los mantiene separados de los de otras empresas. Las checadas no pueden ser modificadas ni eliminadas por los usuarios; las correcciones quedan registradas por separado.
Conservación del registro de jornada. La Ley Federal del Trabajo obliga a la empresa, como patrón, a conservar los controles de asistencia durante la relación de trabajo y hasta un año después de que termina (artículo 804), y a entregar el registro electrónico de la jornada a la autoridad cuando lo requiera (artículo 132, fracción XXXIV). Esa obligación es de la empresa. Mientras la cuenta exista, el administrador puede descargar en cualquier momento el registro completo de jornada (todas las checadas y correcciones, de trabajadores activos y dados de baja, con su huella de integridad), incluso con la suscripción vencida y las funciones de recursos humanos bloqueadas. Antes de cancelar o de dejar vencer el servicio, la empresa debe descargarlo y guardarlo, porque al terminar el plazo de conservación de la sección 3 los datos se eliminan y no pueden recuperarse.
Hacemos esfuerzos razonables para que el servicio esté disponible de forma continua, pero puede haber interrupciones por mantenimiento o causas fuera de nuestro control.
Estos términos se rigen por las leyes de los Estados Unidos Mexicanos. Para cualquier controversia, las partes se someten a los tribunales competentes de Mexicali, Baja California.
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